Rmix Entertainment Service con más de 20 años de experiencia en la organización de eventos y shows, queremos compartir contigo el siguiente artículo de información teórica sobre los eventos y espectaculos en vivo.

¿Cómo contratar un servicio de coordinación de Eventos?

Cuando estamos ante la oportunidad de asumir la responsabilidad de levantar un evento para un público en específico, seguro te estarás preguntando, si debes o no, contratar a un tercero que te apoye en conseguir el éxito de tu misión como anfitrión.

A continuación, te brindamos algunos de los puntos que, en base a nuestra experiencia, debes considerar y evaluar, antes de tomar esta decisión tan importante, claro que sabemos que contratar a un servicio especializado en eventos suena a qué será todo mucho más sencillo y con mayores probabilidades de éxito, aun así, te diremos los porqués, para que conozcas las razones detrás de este pensamiento popular.

Componentes que definen el éxito de un evento

Antes de comenzar, veamos de cerca los ingredientes que no pueden faltar para asegurar el éxito de tu reunión o conferencia, a fin de asegurar la comodidad y satisfacción de tus asistentes:

1. El Lugar

El sitio, las instalaciones donde se llevarán a cabo, debes considerar, que la ubicación sea conveniente para los asistentes, el tamaño sea el adecuado y que tenga las condiciones apropiadas para ambientarlo, acorde a tu ocasión.

2. El ambiente

Debes considerar que, si deseas que los invitados tomen en serio la ocasión, debes acoplar el interior del recinto con la temática del evento, los equipos, utensilios, la estructura, los muebles o sillas, el escenario, tarima o podio.

3. El show

En todo evento gira entorno a una presentación especial que es la motivación principal de los invitados para asistir, será la promesa de valor del evento y debes garantizar su cumplimiento

4. Las necesidades de tus invitados

Pensar en cuáles son los posibles recursos que van a necesitar tus asistentes para estar cómodos durante su asistencia al evento y tu disponibilidad para ofrecerles acceso a estos recursos.

Vamos a colocar algunos ejemplos, ¿tus invitados van a requerir acceso a baños e hidratación?, ¿puedes a brindar comida o aperitivos? ¿debes brindar transporte o facilitar la movilización de tus invitados? ¿Debes facilitar estacionamiento o espacio para parquear sus vehículos?

5. Seguridad e higiene

Garantizar las medidas de seguridad apropiadas para estar preparados antes cualquier inconveniente durante el evento, no querrás exponer a los participantes del evento a casos de robos, violencia, incendio o insalubridad.

6. Aspectos Legales

Es importante verificar que el evento cubre con los posibles requisitos legales de la zona o país donde realizas el evento, componentes como las garantías de seguridad e higiene y las condiciones del establecimiento poseen aspectos de regulación legal, incluso debes verificar si el tipo de evento debe cumplir con un permiso de la Gobernación o Alcaldía del sector, si no quieres caer en multas o suspensión del evento por falta de permiso o incumplimientos a la norma, debes preocuparte por conseguir asesoría legal antes de comenzar con la planificación del evento.

7. La publicidad

Por último, pero no menos importante, deberás coordinar la propaganda apropiada para notificar a tu público sobre el evento, se trate del evento que sea, desde un cumpleaños, una convención, conferencia o concierto, debes anunciarlo, interna y externamente, hacerlo público y captar la atención de tu audiencia con la anticipación adecuada para procurarte un espacio en su agenda.

Tipos de eventos y presentaciones

Debes definir el tipo de evento que se realizará, será una pieza de suma importancia en su planificación y puesta en marcha. No hay una clasificación estándar, pero sí te daremos los tipos según las especificaciones que podrá tener tu evento en específico:

Según la restricción al publico

Pública gratuita: se trata de eventos abiertos al público en general sin cobro por entrada ni hacer referencia a ningún grupo en específico. Suelen ser eventos patrocinados con entidades públicas o gubernamentales para fomentar la cultura y movimientos sociales de la población.

Publica pago por asistencia: son eventos en los que le permite el acceso al público con la condición de que estos compren o paguen por su entrada o participación en el mismo.

Privada gratuita: cuando una entidad ofrece a sus miembros un evento, el cual es exclusivo y gratuito para estos, es el caso, por ejemplo, de empresas que realizan eventos para su personal.

Privada pago por asistencia: cuando las entidades privadas ofrecen eventos exclusivos para sus miembros, en los cuales, estos deben pagar o presentar un aporte para conseguir entrar o participar en el mismo.

Mixtos: están los casos de eventos para miembros de una entidad que además son abiertos al público que desee acceder o participar sin costo, si es gratuito, o pagando.

Es muy importante destacar, que no todos los eventos son pagos en dinero, la organizadora del evento puede proponerse algún otro requisito para el acceso de los usuarios, consiguiendo de ellos algún otro requisito que sea de provecho para ellos, o para alguna industria patrocinadora que esté dispuesta a cubrir los gastos del evento, a fin de interactuar con su audiencia.

Según el tema central del evento

Una Galería: es un evento en el cual se exhiben productos, variedades del mismo, puede ser de arte, de vehículos, de diseños de moda, entre otros. Son eventos cuya finalidad es ofrecer un espacio para que los usuarios asistentes tenga la oportunidad de observar, conocer o incluso interactuar con el objeto en exhibición.

Una pasarela: son eventos que mayormente son de moda, en los cuales modelos desfilan trajes y diseños exclusivos. También son realizados por las escuelas de modelaje, donde sus alumnos muestran al público sus talentos.

Una degustación: son eventos con fines culinarios, en los que los asistentes tienen la oportunidad de probar o degustar, bien sean comidas, postres, bebidas o licores.

Una conferencia: son eventos de carácter oral, en estos eventos, una persona, o grupo de personas en representación propia o de una entidad con cierto nivel de éxito o trayectoria, se presenta ante una audiencia para compartir con ellos sus conocimientos, interactuando con esta, al recibir sus preguntas y comentarios sobre el tema tratado.

Un conversatorio: en eventos en los que se agrupa a los miembros de una comunidad en específico, estos forman mesas de dialogo, permitiendo la participación e intervención de todos los participantes para intercambiar ideas y experiencias.

Un monologo: es un evento de carácter oral, en el que una persona se presenta ante una audiencia y sostiene un dialogo en solitario, donde si bien puede reconocer la presencia de la audiencia, no se base en interacción con esta, sino en la expresión continua de sus ideas y punto de vista con respecto a un tema en concreto.

Una exposición: es un evento en el cual una o un grupo de personas se presenta ante una audiencia para compartirles sus conocimientos o experiencia sobre un tema determinado, suelen ser de carácter científico y educativo.

Un concierto: evento con carácter de entretenimiento, en el que uno o más músicos, o agrupaciones musicales, se presentan ante un público para compartirles sus talentos.

Festival: son eventos que suelen ser periódicos, en los que un grupo de personas de una comunidad en específico, se reúnen para desarrollar diversas actividades entorno a una temática en específico.

Festividades: son eventos en los que los anfitriones solicitan la participación de una audiencia para juntos celebrar entorno a un acontecimiento determinado, puede ser una fecha festiva, una boda, un cumpleaños o un hecho de interés común.

Deportivo: hace referencia a la ejecución de una actividad deportiva ante un público espectador.

Definir el tipo de evento que deseas realizar, así como evaluar las opciones te permitirá una mejor planificación y ejecución del evento y sus actividades. Debes dejar en claro con tu audiencia el tipo de evento a realizar antes de realizar las invitaciones, así ellos se preparan y acuden con conocimiento previo de la temática y estructura del mismo.

 

Según su finalidad

Políticos: son eventos realizados y patrocinados por entidades políticas, con la finalidad de interactuar con su audiencia.

Religiosos: eventos organizados con fines religiosos, en los que los representantes se reúnen con sus seguidores para realizar las actividades propias de su culto y creencia.

Sociales culturales: en estos un grupo se reúne para apoyar una causa, movimiento social o beneficencia.

Científico Educativas: estos eventos que se realizan con la finalidad de transmitir un mensaje o instruir a un público espectador sobre una temática determinada.

De Branding: son eventos que giran en torno a la publicación o mercadeo de una marca en específico, con la finalidad de expandir su alcance y conseguir reconocimiento.

De entretenimiento: son shows o espectáculos ofrecidos a una audiencia con la finalidad de producir en ellos sensaciones satisfactorias y de entretenimiento.

Contratar un servicio de coordinación de eventos

Una vez tengas definido tu evento, el siguiente paso es considerar el contratar a una empresa con quien organizar el evento y lograr montarlo de forma exitosa.

¿Por qué contratar a un tercero para organizar tu evento?

Veamos de cerca los beneficios de acudir a una empresa de servicios de entretenimiento u organización de eventos para ayudarte a evaluar si deberías acudir a la contratación de este:

Menor inversión de tu tiempo

Para encárgate de coordinar tu evento, vas a requerir mucho tiempo para evaluar y contratar cada uno de los componentes para garantizar el éxito de la ocasión. Contratar a una agencia disminuye en gran medida la inversión de tu tiempo, solo deberás pautar reuniones puntuales con tu organizador para evaluar juntos el avance el evento.

Disminuye los riesgos

Una compañía de servicios de entretenimiento experimentada te evitará caer en muchos posibles errores en planificación, con su experiencia podrás despreocuparte por los detalles y omisiones, ya que ellos se encargarán de cubrir todos los aspectos para garantizar el éxito del evento.

Reduce gastos

Las empresas de organización de eventos están familiarizadas con la contratación de servicios para eventos, hasta incluso tienen algunos que podrán brindarte de su agencia, lo cual generalmente se traduce en calidad y mejor costo, un buen organizador deberá ofrecerte precios competitivos y garantizarte la calidad del servicio, ya que están comprometidos con el éxito de tu evento.

Aprovecha su experiencia

Tendrás a tu disposición la asesoría continua de tu organizador, aprovecha este recurso para disipar todas las dudas que tengas sobre el levantamiento y provecho de tu evento. Las compañías tienen mucha experiencia y contactos con los que te puedes guiar para aumentar las ganancias, disminuir gastos, conseguir patrocinadores y sacarle la mayor ventaja a la ocasión.

Aspectos que quizás debas considerar antes de contratar a una agencia

Tu experiencia

Si ya has acudido a algún evento similar al que deseas realizar, recuerda qué tal fue tu experiencia y considera contactar con los organizadores de esta.

La experiencia de otros

Considera investigar que eventos similares al tuyo se han llevado a cabo en tu país o ciudad en el último año y evalúa los comentarios de los asistentes, las observaciones, intenta contactar con los organizadores o patrocinadores para dar con una empresa que pueda brindarte sus servicios para tu evento.

Nuestra recomendación

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